eMS – integrative Einsatzvor- und -nachbereitung

Die eurofunk-Management-Suite (eMS) – moderne webbasierte Einsatzvorbereitung und Einsatznachbereitung durch miteinander kooperierende Module, eingebettet in das eurofunk Software-Portfolio von ELDIS 3, eOCS und eBI.

Die eurofunk-Management-Suite, kurz eMS, ist eine spezielle Software der eurofunk-Produktfamilie, welche sowohl einsatzvorbereitende Aufgaben wie beispielsweise Dienstplanung, Einsatzmittellager-Verwaltung als auch einsatznachbereitende Aufgaben wie Einsatzberichtswesen, Gebührenverrechnung und Fahrtenbuch abdeckt. So lassen sich neben Notruf- und Einsatzsteuerungen auch Verwaltungs- und Managementarbeiten effektiv und zeitsparend erledigen.

eMS schreibt dabei als mittlerweile fünfte Generation die erfolgreiche Geschichte der Software von eurofunk in diesem Leistungsspektrum fort. Seit mehr als 25 Jahren unterstützt eurofunk hierbei die Bedürfnisse kleiner, mittlerer und großer Einsatzorganisationen in den Belangen der Einsatzvor- und -nachbereitung.

eMS ist als Webanwendung darauf ausgelegt, sowohl auf ortsfesten Endgeräten (Desktop-PCs, Notebooks) mit unterschiedlichster Bildschirmgröße und Auflösung als auch auf mobilen Endgeräten (Tablets, Smartphones) betrieben zu werden. Hierzu unterstützt eMS durchgängig dynamisches Layout, responsive Design und Touchscreen-Optimierung. Um darüber hinaus weitgehend unabhängig von unterschiedlichen Endgeräten, Betriebssystemen und Webbrowsern zu sein, wird eMS laufend auf Basis der aktuellen Webstandards weiterentwickelt.

DIENSTPLAN

Im Bereich der Einsatzvorbereitung stellt das eMS-Modul Dienstplan umfassende Funktionen für die Personaleinsatzplanung sowie die Abbildung strategischer Vorgaben und organisatorischer Rahmenbedingungen zur Verfügung. Durch sogenannte Planungsgruppen können zu beplanende Mitarbeiter*innen dabei in individuell festlegbarer Struktur und Hierarchie organisiert werden. Dies erleichtert nicht nur die Übersicht über potenziell auch sehr große Einsatzorganisationen, sondern erlaubt darüber hinaus auch die flexible Zuweisung von Dienstplaner*innen zu deren jeweiligen Verantwortungsbereichen. Weiters sind getrennte Organisationen, welche Daten gegenseitig nicht teilen oder einsehen können sollen, im eMS-Dienstplan abbildbar.

Mithilfe der Funktionen Mitarbeiter-Management können vielfältige, für den Dienstbetrieb relevante, Stammdaten und Informationen zur/zum Mitarbeiter*in erfasst werden. Die Anwesenheitsplanung stellt sicher, dass an jedem Tag ausreichend und entsprechend qualifiziertes Personal zum Dienst eingeplant wird. Die Planung der Anwesenheit wird durch Tages- und Mitarbeiterkennzahlen unterstützt, die nicht nur während der Planungstätigkeit in Echtzeit aktualisiert werden, sondern auch vom Administrator oder der Administratorin flexibel gestaltet werden können. Optional können sie mit farblichen Markierungen hervorgehoben werden. Die Zuordnung des anwesenden Personals zu den zu besetzenden Funktionen wie Fahrzeugen und Arbeitsdiensten erfolgt mithilfe der Funktionsplanung.

Ein auf Knopfdruck ausgelöster automatischer Vorschlag hilft der/dem Planer*in dabei, schnell einen ersten effizienten und mit individuellen Kriterien generierten Vorschlag einer Funktionsbesetzung zu erhalten. Die Anwesenheitsplanung und Funktionsplanung erfolgt mithilfe grafisch interaktiver Seiten, welche von jeder/jedem Benutzer*in umfangreich individuell konfigurierbar sind und damit nicht nur an die persönlichen und endgerätabhängigen Bedürfnisse, sondern auch an unterschiedliche Planungssituationen angepasst werden können. Die umfassende Kontoführung unterstützt mit deren Kennzahlen die Übersicht in Anwesenheits- und Funktionsplanung und erlaubt darüber hinaus auch die Ausgabe übersichtlicher Kontosalden zur Planungsgruppe oder Mitarbeiter*in. Daten der Kontoführung bilden eine der möglichen Grundlagen für den Export von Dienstplandaten an externe Systeme wie beispielsweise SAP. Der speziell für Brandsicherheitsdienste integrierte Funktionsbereich der Brandsicherheitswache unterstützt die/den Planer*in bei oftmals herausfordernden Planungsaufgaben. Flexibel gestaltbare Ausdrucke ermöglichen in Form generierter PDF-Dateien die zielorientierte Ausgabe von Daten aus allen Funktionsbereichen des eMS-Dienstplans.

Wie alle anderen Module der eMS nutzt auch der Dienstplan die zentrale Benutzer- und Berechtigungsverwaltung der eMS, wodurch Benutzer*innen mit Aufgaben in mehreren Modulen mit einem einzigen Login all ihre Aufgaben einfach, übersichtlich und komfortabel wahrnehmen können.

Stammdaten wie auch Bewegungsdaten können mit anderen eMS-Modulen kooperativ genutzt werden. Hierdurch entfällt die zeitaufwändige und fehleranfällige Mehrfacherfassung. Die Daten können aus unterschiedlichen Modulen gemeinsam genutzt und funktional in Verbindung gebracht werden.

Durch den Einsatz des eMS-Infoscreens können beliebige Informationen des Dienstplans (z. B. anwesende Mitarbeiter*innen oder aktuelle Fahrzeugbesetzungen) einfach an verschiedenen Positionen angezeigt werden. Die visuelle Gestaltung der Infoscreens kann unabhängig vom Look & Feel der eMS-Oberfläche erfolgen, um eine optimale Anpassung an örtliche Gegebenheiten wie Bildschirmgröße, Betrachtungsabstand und Lichtverhältnisse zu ermöglichen. Es besteht auch die Möglichkeit, Tonwiedergabe oder die Ausgabe von Texten per Text-To-Speech zu nutzen, beispielsweise für akustische Hinweise zu besonders relevanten Änderungen auf dem Infoscreen.

Durch das Business-Intelligence-Tool (eBI) von eurofunk können Daten aus allen eMS-Modulen (auch in Kombination mit Daten aus ELDIS 3, eOCS oder anderen eMS-Modulen) flexibel analysiert und für aktuell erforderliche Daten und Kennzahlen sogar auf Live-Dashboards angezeigt werden.